Overlegvergadering HPF-SOR 14 september 2023
Tijdens deze overlegvergadering zijn o.a. de volgende onderwerpen aan de orde
geweest:
De nieuw aangestelde tijdelijk directeur-bestuurder Dick Mol.
Voorbereidingen voor het afscheid van Hassan.
Ontwikkelingen binnen Sonnenburgh.
Zeer weinig reacties van de bewonerscommissies op de e-mail van het HPF in verband met de inventarisatie ALV 2024.
De Woonbond heeft de afdeling Communicatie benaderd of SOR iets wil vertellen over de BIG5 op de huurdersdag in Ede.
Thema: Ontwikkeling hospitality in klachtenmanagement
Volop in ontwikkeling. Er zijn inspiratiebezoeken gedaan bij andere corporaties en er is besproken over hoe deze corporaties klachtbehandeling aanpakken en of zij aandacht hebben voor hospitality in klachtbehandeling. Er was veel herkenning bij de corporaties, maar met de hospitalitycomponent bleken zij nog niet echt bezig te zijn.
SOR heeft ook gewerkt aan de actualisatie van het klachtenreglement. Hiervoor zijn er gesprekken gevoerd met de huidige voorzitter van de klachtencommissie en met Aedes. Ook het HPF heeft ingeput geleverd en meegelezen. Vervolgens is het reglement geactualiseerd voor zover dit mogelijk was, het is namelijk een wettelijk voorgeschreven reglement.
Vanuit het HPF wordt gevraagd hoe hospitality in het reglement terugkomt. Hospitality moet helemaal aan het begin, voor het klachtenreglement in werking treedt, zichtbaar zijn. Geantwoord wordt dat het klachtenreglement een juridisch stuk is waarin onder meer de rechten van de huurder en verhuurder staan beschreven. Er is dan ook weinig ruimte om dit te wijzigen. Er is wel gekeken wat er voor de doelgroep van SOR anders is dan bij een reguliere corporatie. Aedes heeft aangegeven dat aan de tekst van het klachtenreglement niet veel kan worden veranderd. De hospitality boodschap is nu verweven in het voorwoord.
Ook is het managementdashboard geprofessionaliseerd. Er is vooral hard gewerkt met ICT om alle data uit het klantvenster te ontsluiten en weer te geven in een overzichtelijk dashboard. Zo is snel te zien hoeveel klachten er openstaan en waar deze over gaan. De klachten kunnen nu worden gemonitord.
Met een screenshot van het klachtendashboard wordt duidelijk dat per onderwerp te zien is welke klachten binnenkomen, op welke afdeling en bij welke medewerker deze uitstaan en hoe lang de behandelperiode is.
Het inzicht dat de organisatie met het klachtendashboard krijgt, moet gaan helpen om een klacht nog sneller en klantvriendelijker op te lossen voor de huurder. Het maakt ook duidelijk dat er goed/beter geregistreerd moet gaan worden en klachten ook afgemeld moeten gaan worden.
Door meerdere inspiratiesessies te organiseren met het thuisteam krijgt men meer input van buitenaf en dit geeft meer inzicht. De opgedane kennis gaat onderdeel uitmaken van het nieuwe klantvolgsysteem en de door het dashboard opgedane inzichten en eventuele verbeteracties zullen worden opgepakt door de afdeling Wonen.
Het HPF vindt het klachtendashboard een grote stap in de goede richting. Het is
overzichtelijk en het is goed dat er door te klikken is op alle aparte onderdelen.
Overlegvergadering HPF-SOR 26 oktober 2023
Tijdens deze overlegvergadering zijn o.a. de volgende onderwerpen aan de orde geweest:
Naar aanleiding van het verslag van de vorige vergadering over het klachtenreglement wordt gemeld dat het voorwoord van het klachtenreglement is afgerond. Het geactualiseerde klachtenreglement is inmiddels geaccordeerd door het MT en wordt op de website geplaatst.
Sinds vorige week heeft de klachtencommissie een eigen e-mailadres: klachtencommissie@sor.nl. Dit is ook in het klachtenreglement opgenomen. Aan het eigen e-mailadres van de klachtencommissie zal ook aandacht worden geschonken in het THUIS-magazine.
De presentatie over het KVS (Klant Volg Systeem) wordt doorgeschoven naar de vergadering van 14 december.
Aandachtspunt blijft actualiteit gegevens bewonerscommissies. Zij dienen wijzigingen zelf door te geven aan HPF (zijn immers zelf lid) maar in de praktijk gebeurt dit niet altijd. Er wordt daarom door het HPF nogmaals gevraagd wijzigingen betreffende BC’s ook door te geven aan het HPF-secretariaat.
Terugblik bedankdag 24 oktober.
Het HPF was ook vertegenwoordigd. De bedankdag werd dit jaar gehouden in de Van Nelle Fabriek. De dag was goed georganiseerd en de rondleiding interessant. De vrijwilligers voelden zich betrokken, mede door de vragen die aan hen werden gesteld.
De sfeer van het algemene gedeelte was open en goed.
Prestatieafspraken 2024/2025
De huurderorganisaties, corporaties en de gemeente zijn deze week bij elkaar geweest voor het gezamenlijk deel van de prestatieafspraken. Dit was een goede bijeenkomst met een open sfeer. Ook is er een tweede tripartiet overleg geweest over het deel van de prestatieafspraken dat enkel voor SOR geldt. Ook dit was een goed en constructief overleg. Verdere overleggen zijn waarschijnlijk niet nodig.
Het punt dat het HPF had ingebracht over de betaalbaarheid van persoonsalarmering
bleek uit de prestatieafspraken te zijn gehaald, maar hierover is alsnog een passage in
de gezamenlijke afspraken toegevoegd. Dit onderwerp zal worden besproken in de
werkgroep Betaalbaarheid waarin alle corporaties en de gemeente zitten.
Het HPF gaat tekenen voor de prestatieafspraken, met uitzondering van het gedeelte
over de taakstelling bijzondere doelgroepen. Door deze taakstelling komt de leefbaarheid
van de gebouwen onder druk te staan, terwijl het een maatschappelijk probleem betreft.
De bewoners worden echter opgezadeld met de problemen van hun medebewoners. Dit brengt de leefbaarheid van de gebouwen in gevaar. De eigen bewoners zijn vaak ook hulpbehoevend en SOR moet niet verplicht worden om nog meer mensen die hulp nodig
hebben op te nemen. Deze argumentatie zal worden vermeld in een noot bij de tekst.
Begroting 2024
De begroting 2024 van het HPF zal worden aangeleverd en besproken in de volgende vergadering.
SOR heeft één primair doel voor 2024 en dat is om de ratio ICR sluitend te krijgen. Alles
zal in het werk worden gesteld om deze ratio eind volgend jaar boven de 1,4 te hebben.
Als dit wordt gerealiseerd staan alle seinen op groen om weer borgbaar te zijn. SOR kan
dan naar alle waarschijnlijkheid gaan lenen om de BIG5 te realiseren. Borgbaar is verder
belangrijk om onder beschermd toezicht uit te komen en daarmee onder een wat lichter
regime te komen. SOR krijgt dan na 2024 ook meer ruimte om een inhaalslag op bijvoorbeeld onderhoud te maken. Verder is in de begroting 2024 het onderwerp personeel belangrijk. In de volgende overlegvergadering zal de begroting 2024 aan het HPF worden gepresenteerd.
Brainstorm invulling ALV HPF 2024
Het HPF brainstormt over de invulling van de volgende ALV in 2024. Veel punten die naar
voren komen o.a.:
De ALV moet bestaan uit een kort formeel gedeelte en daarna een gezellig informeel interactief gedeelte.
Een van de doelen is om meer bewoners naar de ALV te trekken.
De bewoners van complexen zonder BC uitnodigen om naar de ALV te komen. Zij hebben geen stemrecht, maar kunnen wel meedoen met het informele gedeelte. Aan het aantal bewoners moet wel een maximum worden verbonden, bijvoorbeeld drie of vier bewoners (wie het eerst komt, het eerst maalt).
De gehele besturen van de BC’s uitnodigen en een machtiging mogelijk maken.
Van tevoren aan de BC’s laten weten over welk onderwerp zij kunnen praten. Een voorbeeld is het KVS.
Marktkramen of tafels met HPF-leden erachter. Mensen kunnen dan met hen in gesprek over bepaalde thema’s. Zo kan het HPF ophalen wat er leeft.
Het HPF gaat de uitkomst van de brainstorm verder oppakken en uitwerken.
Overlegvergadering HPF-SOR 14 december 2023
Tijdens deze overlegvergadering is onder andere aan de orde geweest:
Het HPF heeft de prestatieafspraken ondertekend met uitzondering van de afspraak in
het gezamenlijk deel over de taakstelling huisvesting bijzondere doelgroepen.
SOR spreekt waardering uit voor de constructieve wijze waarop het HPF aan de
prestatieafspraken heeft meegewerkt.
Het HPF heeft onlangs een gesprek met de RvC gehad waarin onder meer de
ouderenzorg in Rotterdam en het integrale zorgakkoord aan de orde kwamen. Het HPF
heeft een brief opgesteld over de leefbaarheid in de complexen en buren die overlast
veroorzaken. Deze brief zal naar de zorgorganisaties worden gestuurd.
Twaalf corporaties hebben getekend voor de Rotterdamse Bouwversnelling. De afspraak
voor de eerste fase is het realiseren van 400 woningen. Hiervan neemt SOR de helft voor
haar rekening. Het gaat dan onder meer over op- en ondertoppen en het splitsen van
woningen.
In de investeringscommissie van SOR is gesproken over de BIG5 voor de komende jaren.
In een investeringsoverzicht zijn de werkzaamheden in de tijd uitgezet en zijn logische
verbanden gelegd tussen ingrepen. Dit onderwerp zal worden geagendeerd voor een van
de volgende overlegvergaderingen.
De voorzitter van het HPF heeft de ambtenaar van de gemeente uitgenodigd om in
januari een keer mee te gaan naar een van de complexen. Het doel is hem te laten zien
waar het HPF over praat.
Er wordt aangeraden ook de ambtenaren van SO en MO uit te nodigen. Zij houden zich beiden bezig met de huisvesting van kwetsbare doelgroepen.
De RvC heeft op 11 januari aanstaande een overleg over het profiel voor de nieuwe
bestuurder. Het HPF is hiervoor ook uitgenodigd.
Afgelopen weekend is een vuurwerkbom geplaatst bij woongebouw De Vlinderhof. SOR is
hierover pas de volgende ochtend geïnformeerd. SOR heeft het complex bezocht en met
bewoners en omwonenden gesproken over de impact van de gebeurtenis. De inwoners
worden geïnformeerd over de stand van zaken.
Begroting 2024 HPF
De begroting 2024 van het HPF wordt ongewijzigd vastgesteld.
Stand van zaken herstelplan en begroting 2024 SOR
SOR is op weg naar financieel herstel.
De Aw heeft het verscherpt financieel toezicht van SOR opgeheven; verwacht wordt dat
de WSW in de loop van 2024 ook het bijzonder beheer opheft.
Een presentatie over het begrotingsproces, de doorrekeningen en de afwegingen die zijn
gemaakt. De eerste stap in het opstellen van de begroting is het vaststellen van
parameters.
De Aw geeft jaarlijks een economische leidraad af die een corporatie kan gebruiken. Dit
is een basis set en daarvan moet worden afgeweken als dit nodig wordt geacht.
Er is bij het opstellen van de begroting rekening gehouden met de:
• nationale prestatieafspraken.
• De prestatieafspraken met de gemeente
• fiscale zaken zoals overdrachtsbelasting, vennootschapsbelasting en de ATAD.
• portefeuillestrategie
Optoppen/ondertoppen/splitsen etc.
Transformatie in het zorgvastgoed.
• exploitatiebegroting 2024
• gepland onderhoud
SOR houdt de kaderbrief aan omdat de corporatie nog niet voldoende kapitaalkrachtig is.
2024 wordt een jaar waarin SOR moet consolideren. In de meerjarenbegroting zitten de
jaren daarna extra miljoenen ingerekend om een inhaalslag te maken.
• Stijging van de salarissen.
• Operationele kasstroom (meerjarig kasstroomoverzicht 2024-2028)
De opbrengsten en ontvangsten aangaande het operationeel beheer zoals bijvoorbeeld
huurontvangsten.
Invullen ALV HPF 2024
De datum van de ALV wordt gezet op dinsdag 16 april van 10.00-12.00 uur en zal
worden gehouden in de Charley Toorop Toren of in De Hoeksteen. De bedoeling is om
breder uit te nodigen, dus dan is de Charley Toorop Toren wellicht minder geschikt. In
januari zal het HPF een “save the date” voor de ALV naar de bewonerscommissies sturen.
Het HPF verwacht dat er in de alv zeker vragen over achterstallig onderhoud zullen
komen. Dit onderwerp moet goed worden voorbereid.
Na het algemene gedeelte van de alv zal vanuit SOR een bepaald thema behandeld
worden. Het HPF is van plan om de bewonerscommissies te vragen om collectieve
thema’s aan te dragen. SOR geeft aan dat zij graag tijdig hoort welk thema het wordt
zodat collega’s uitgenodigd kunnen worden en er een goede voorbereiding mogelijk is.
Afgesproken wordt het onderwerp ‘invulling alv HPF 2024’ opnieuw te agenderen voor de
volgende overlegvergadering.
Commentaires